Neues Video bei coffee2know mit dem IT-Experten Thomas Schmidt

Thomas Schmidt ist Digitalexperte und ITler aus Leidenschaft …
… und hat eine klare Meinung – nicht nur zu den folgenden Fragen:
Ist die E-Mail-Archivierung in Deutschland breit umgesetzt und was hat es damit überhaupt auf sich?
Ist die digitale Signatur auf dem Siegeszug?
Wie sieht´s mit Dokumentenmanagementsystemen aus?
Der Geschäftsführer von stanoc software spricht Klartext und darüber, dass „alte Edel-Schätzchen“ wie Domino/Notes auch heute noch ihre Berechtigung haben.

Schaut einfach rein bei coffee2know – Let´s talk about e-business!

 

Hier das Interview zum Nachlesen:

Klaus Weßendorf: Hallo und herzlich willkommen zur neuen Folge von „coffee2know – Let’s talk about E-Business“. Heute wieder ein spannender Gast, Thomas Schmidt. Hallo Thomas!

Thomas Schmidt: Hallo Klaus!

Klaus Weßendorf: Ich freue mich sehr. Ein ITler der ersten Stunde kann man nicht sagen, aber jemand, der schon seit 1997, da wurde auch unsere Firma gegründet, im IT-Bereich tätig ist und gerade die letzten fünf Jahre intensiv an der Digitalisierung mitgearbeitet hat. Wir haben einige Themen, Thema E-Mail-Archivierung wird ein spannendes Thema, da bist du ganz tief drin, Profi. Aber zunächst mal, du arbeitest noch mit alter Software, Domino, Domino Notes. Das sind Themen, die habe ich lange nicht gehört, Thomas. Wie kommt man dazu, mit althergebrachten Systemen zu arbeiten?

Thomas Schmidt: Also alte Software ist es nicht, gibt’s heute noch in der 12. Generation, 12. Versionsnummer, da seit 90.

Klaus Weßendorf: Und jede Person ist ein bisschen besser?

Thomas Schmidt: Ja, wie es in der Softwarebranche ist. Nein, mein Kompagnon arbeitet da jetzt seit 30 Jahren darauf, programmiert dafür, und das hat uns damals den Einstieg erleichtert in die Selbständigkeit.

Klaus Weßendorf: Gibt’s noch viele, die damit arbeiten? Ich hatte früher öfter davon gehört, Domino, Domino Notes. Sind noch sehr viele Unternehmen darauf unterwegs?

Thomas Schmidt: Ja. In Deutschland ja, ganz klar. Neukunden wenige, aber Bestandskunden sehr, sehr viele. Und das ist halt ein Part, vor allen Dingen Großkunden, die nicht mal eben umstellen können.

Klaus Weßendorf: Jetzt ist, glaube ich, eines eurer Hauptprodukte ist die E-Mail-Archivierung.

Thomas Schmidt: Ja.

Klaus Weßendorf: Die ist seit 2017 gesetzlich vorgeschrieben.

Thomas Schmidt: Nein. 2007.

Klaus Weßendorf: 2007 sogar gesetzlich vorgeschrieben.

Thomas Schmidt: Seit 2007. Ja.

Klaus Weßendorf: Seid ihr Gewinner von solchen Vorschriften?

Thomas Schmidt: Also nein. Nein, weil Gesetz zieht gar nicht dazu. Das Gesetz interessiert keinen. Wo es keine Klage gibt, kein Urteil gibt, interessiert das keinen. Der Hauptgewinn dadurch ist die Zeitersparnis beim Suchen. Das ist ganz klar.

Klaus Weßendorf: Und E-Mail-Archivierung ist gesetzlich vorgeschrieben. Was glaubst du, wie viele Unternehmen in Deutschland E-Mail-Archivierung betreiben?

Thomas Schmidt: Ich schätze mal maximal 10 %.

Klaus Weßendorf: Also ein Riesenfeld.

Thomas Schmidt: Ein Riesenfeld, aber da keiner das Thema anpackt, anpacken mag, trotz der gesetzlichen Grundlage, die wenigsten verstehen es das Thema, und das ist ein Luxusprodukt im Moment.

Klaus Weßendorf: Dann klären wir mal eben auf. E-Mail-Archivierung heißt, jede E-Mail, die reinkommt, wird auch archiviert?

Thomas Schmidt: Ja. Muss archiviert werden unveränderbar im Originalzustand.

Klaus Weßendorf: Und zwar egal, welche E-Mail? Egal ob es jetzt von Groupon eine Werbe-E-Mail ist …

Thomas Schmidt: Ja.

Klaus Weßendorf: … oder ob es eine geschäftliche E-Mail ist oder eine Rechnung?

Thomas Schmidt: Ja. Muss damit aufgenommen werden. Wobei dieses Spam und Werbe-Mail machen keine 3 % des Werbeaufkommens auf. Weil die Blacklist-Filter, die Virenscanner und so weiter so viel ausfiltern, das ist minimal, zu missachten.

Klaus Weßendorf: Was macht dann eine gute E-Mail-Archivierung aus?

Thomas Schmidt: Dass der Benutzer nichts davon mitbekommt, keine Schulung dafür benötigt und ich es zentral managen kann, administrieren kann.

Klaus Weßendorf: Jetzt stelle ich mir vor, ich suche eine E-Mail oder bei einer Finanzamtsprüfung wird eine E-Mail gesucht, dann habe ich hier, ich schätze mal, in so einer Firma wie bei uns kommen so 500.000 oder 1 Million E-Mails im Jahr zusammen. Wie finde ich das passende Dokument? Macht das eine gute Software aus?

Thomas Schmidt: Ja. Einmal, dass du mit deinen gewohnten Werkzeugen damit suchen kannst, sprich, Volltextsuche in deinem Mail-Client, egal wie der heißt. Oder aber, wenn es spezifisch dazu geht, eine zusätzliche Suchmaske bekommst, wo du halt Firma, Datum oder Sonstiges eingeben kannst, spuckt die dann aus.

Klaus Weßendorf: Okay! Wie ist das letzte Jahr gelaufen bezüglich E-Mail-Archivierung?

Thomas Schmidt: Bezüglich E-Mail-Archivierung?

Klaus Weßendorf: Ist da ein Aufschwung zu erkennen?

Thomas Schmidt: Nein. Letztes Jahr war definitiv Umstellung auf Homeoffice, dezentrale Aufstellung mit dabei, E-Mail-Archivierung war kein Thema.

Klaus Weßendorf: Das wichtigste Thema, ein weiteres bei euch, ist ja Dokumentenmanagementsystem.

Thomas Schmidt: Ja.

Klaus Weßendorf: Hat das zugenommen die letzten Jahre oder gerade im letzten Jahr Richtung Digitalisierung?

Thomas Schmidt: Nein. Stagniert. Also da ging’s wirklich darum, wie kriege ich die Leute nach Hause, wie kriege ich einen sicheren Zugang, also die ganze Security-Schiene war da ein schweres Thema dabei. Aber große Unternehmen, die dann hingegangen sind und dezentrale Themen für weiter Unternehmenszweige, Leute, dass die dann ihr System erweitert haben. Aber Neukunden in den Bereichen gar nicht, gar nichts.

Klaus Weßendorf: Wer ist für euch so ein klassischer Kunde? Ist das ein Mittelständler mit 100 Mitarbeitern oder gibt’s auch weltweite Firmen?

Thomas Schmidt: Oh, wir haben weltweite Firmen mit dabei. Der größte Kunde hat 10.000 Benutzer auf genau einem Server. Da sind wir stolz wie Oskar drauf. 76 Terabyte E-Mail-Daten auf einer Maschine.

Klaus Weßendorf: Okay! Das ist nicht wenig.

Thomas Schmidt: Und der kleinste ist ein Ein-Mann-Unternehmen, ein Orgelbauer aus dem Nachbarort. Und der wird genauso behandelt wie der große. Das ist dann …

Klaus Weßendorf: Ja, hervorragend. Ein weiteres Thema ist E-Mail-Signatur.

Thomas Schmidt: Ja.

Klaus Weßendorf: Ein Thema, was noch nicht weit verbreitet ist. Viele haben gerade mal angefangen, ein Dokument in Word mit einer eingescannten E-Mail zu unterschreiben. Das ist aber nicht E-Mail-Signatur?

Thomas Schmidt: Nein. Eigentlich muss ja unten drunter der sogenannte Header sauber gesetzt werden, dass nicht jeder seine eigene Erfindung da reinsetzt, sprich, Corporate Identity. Und da gehen die Meinungen und die Themen weit auseinander und der Wildwuchs draußen ist eine Katastrophe, in unseren Augen.

Klaus Weßendorf: Also E-Mail-Signatur sollte kommen, ist, glaube ich, auch ganz wichtig im E-Government, was ja schon seit, ach, lass mich lügen, 10 Jahren angekündigt wird und so 0,001 umgesetzt ist. Was wäre der richtige Weg in deinen Augen?

Thomas Schmidt: Was wäre der richtige Weg? Klar, die Aufklärung dazu, die dann rübergehen muss und diese Nepper, Schlepper, Bauernfänger, die da draußen rumturnen, ziehen viele Leute über den Tisch. Viele Lösungen, jeder kann’s besser, jeder kann‘s billiger, keine Ahnung. Und Scharlatane gibt’s in jeder Branche.

Klaus Weßendorf: Wie ist denn euer Angebot an der Stelle?

Thomas Schmidt: Unser Angebot ist, ja klar, auch wieder auf Domino basierende Datenbanken, wo wir es rausgeben, zentral. Aber das Thema erschlägt die Leute, weil, wenn man hört, so 17 Signaturen pro User für acht Firmen, da haben die Benutzer halt Angst und sagen, jeder kann mal eben was drunter schreiben. Und es gibt in den Firmen selber keine klare Regelung, was unter den Mails muss. Und da muss man eigentlich ansetzen, dass man klar strukturiert, sagt, pass auf, lieber Geschäftsführer, Inhaber, es gehört der Name drunter, der Titel drunter, es gehört die Straße, einheitliches Layout dazu (unv. #00:06:02.8#).

Klaus Weßendorf: Und wie signiere ich dann, wenn ich eine Unterschrift kenne?

Thomas Schmidt: Das wird dann einfach zentral gesteuert. Sobald ich mich anmelde, weiß das System, pass auf, Klaus Weßendorf, es kommt die Unterschrift oder halt die Signaturen von Klaus Weßendorf dazu, und Klaus kann dann nicht drin rumfuhrwerken.

Klaus Weßendorf: Okay! Also ich könnte jetzt nicht von meinem Kompagnon das Ganze nehmen und Sachen unterschreiben?

Thomas Schmidt: Nein.

Klaus Weßendorf: Sondern ich bin am System angemeldet, das System verifiziert im Prinzip, dass ich Klaus Weßendorf bin? #00:06:27.3#

Thomas Schmidt: Anhand der Rechtestruktur deiner Angaben weiß es ganz genau, da ist jetzt Klaus dran, Klaus für deltacity, genau diese Signatur kommt darunter. Und wenn Klaus sich dann anmeldet für stanoc GmbH, dann würde das System umschalten auf Klaus Weßendorf mit der anderen.

Klaus Weßendorf: Genau, wenn ich mehrere Firmen habe, bei mehreren Firmen Geschäftsführer bin, dann könnte ich auswählen?

Thomas Schmidt: Ja. Sagt das System, mit wem willst du antworten und das wäre auch dann ganz klar gemanagt, dass da kein Schindluder mit getrieben werden kann.

Klaus Weßendorf: Wir haben auch die ersten Anfragen diesbezüglich jetzt bekommen, aber da muss man sich im Prinzip bei jedem Kunden oder bei jedem Geschäftspartner ein eigenes Verfahren quasi wählen, oder?

Thomas Schmidt: Ja. Man muss selber individuell beraten, weil einen globalen Schlüssel für alles gibt es nicht.

Klaus Weßendorf: Wird das mehr mit der Signatur?

Thomas Schmidt: Nein.

Klaus Weßendorf: Oder auch schleppend?

Thomas Schmidt: Auch schleppend. Die Aufklärung ist halt sehr langsam mit dabei und der größte Erfolg ist halt über Mundpropaganda, wenn Unternehmen zusammenarbeiten und sagen, hey, du hast da was Schickes drunter gesetzt oder wie machst du das mit deiner E-Mail-Flut, wie beherrschst du die, und dann kommen so Themen wie Archivierung und Signaturen und so, dann kommen die erst ins Rollen. Weil das Internet ist voll mit Informationen und da richtig herauszufiltern ist …

Klaus Weßendorf: Ist ja auch ein Thema, was vor Cyberkriminalität schützen soll, ein Teil mit, keine gefakten Mails und so weiter.

Thomas Schmidt: Ja.

Klaus Weßendorf: Ist in aller Munde, gerade auf der Titelseite IHK auch wieder gewesen: Mittelstand angegriffen, Ziel Nummer 1 von Cyberkriminalität. Ist das ein Thema, was die Wirtschaft, die Unternehmen im Moment sehr stark beschäftigt? Kriegst du das so mit?

Thomas Schmidt: Nein. Also stark überhaupt nicht. Das wird noch richtig kommen. Im Moment dümpeln sie alle ein bisschen rum.

Klaus Weßendorf: Meinst du, sie haben noch andere Sorgen?

Thomas Schmidt: Die haben noch andere Sorgen mit dabei, aber das beste Hilfsmittel, was ich meinen Mitarbeitern sage und meinen Kunden sage: Wenn irgendwas von Bauchgefühl komisch ist, das komisch aussieht, löschen, einfach löschen. Sollte es eine Geschäfts-Mail sein, wird der gegenüber sich wieder melden oder aber der Administrator wird sich melden und sagen, hey, pass mal auf, du musst keine Angst haben. Weil mittlerweile die Fälschungen so gut geworden sind, dass man die selbst nicht mehr unterscheiden kann. Es sieht wirklich aus, als wäre dein Kompagnon, der jetzt mit eurer Signatur eine Mail schreibt, es sieht alles hundertprozentig aus. Und wenn man da kein Know-how hat, da tiefer eintaucht, dann … Ich lösche alles stumpf und seit 17 Jahren hat mich noch keiner beschimpft oder ich habe irgendein Geschäft verloren.

Klaus Weßendorf: Okay! Wenn ich von dir eine Mail kriegen würde und die würde in Schwarz-Gelb sein, ich muss dazusagen, du bist leider nur Bayern-Fan, würde ich sagen, ist Fake, das würdest du nie machen. Was sind so andere Indizien, die man noch so nehmen kann? Oder gibt’s einfach wirklich nichts?

Thomas Schmidt: Nein, da gibt’s nichts, das kann man nicht sehen. Die sind so gut gemacht, man müsste wirklich den Absender dann im Detail anzeigen, auf andere Protokollarten nachgucken, ob das wirklich mit IP-Adresse und so übereinstimmt und da ist der normale Anwender einfach überfordert. Also ich bin damit überfordert, nur, ich bin in der Position, ich muss laut schreien und einer muss sich drum kümmern. Das ist das Einfachste dann.

Klaus Weßendorf: Sehr gut. Was müsste der Gesetzgeber ändern, damit wir ein bisschen mehr Sicherheit reinbekommen? Wäre Signatur wichtiger, wäre E-Mail-Archivierung wichtiger? (unv. #00:09:20.2#) für dich?

Thomas Schmidt: Nein, Aufklärung. Nein. Ich finde die Archivierung sehr wichtig, weil da doch mittlerweile sehr viel Schindluder mit Schwarzgeschäften oder Betrug und so weiter getrieben wird. Da hatten wir jetzt schon mehrere Fälle in den letzten Jahren, wo Unternehmen …

Klaus Weßendorf: Was ist da so ein typischer Betrug? Ich kann mir das gar nicht vorstellen.

Thomas Schmidt: Das ist, in den Unternehmen selber wurde zum Beispiel Geschenke-Gratifikation versucht abzugreifen, weil man Mails anders umgelenkt hat beziehungsweise Inhalte der Mails verändert hat. Die Original-Mail war nicht mehr da, die einzige Mail, die dann vorgewiesen wurde, war inhaltlich geändert.

Klaus Weßendorf: Das Gesetz sagt also, du musst die Mail, die ankommt, exakt so abspeichern.

Thomas Schmidt: Genau.

Klaus Weßendorf: Du darfst sie nicht mehr verändern.

Thomas Schmidt: Im Original. Du darfst da kein PDF, PDF/A oder sonstigen Schrott draus machen. Wirklich so, wie sie eintrifft. Und wir archivieren die Mails, sobald die eingetroffen sind, haben wir die Mails und der Benutzer öffnet die und wir haben sie immer im Originalzustand und die ist unveränderbar.

Klaus Weßendorf: Zum Privatmann Thomas Schmidt. Du machst IT seit 97, seit 17 Jahren selbstständig.

Thomas Schmidt: Ja.

Klaus Weßendorf: Aber in der Freizeit schraubst du ganz klassisch an Autos gerne rum.

Thomas Schmidt: Ja, an Oldtimern.

Klaus Weßendorf: Da ist ja dann, sind zwar Oldtimer und da ist gar keine Technik drin, zumindest keine digitale Technik.

Thomas Schmidt: Nein. Gar nichts.

Klaus Weßendorf: Ist das ein Ausgleich für dich oder war das immer eine Leidenschaft, die wirklich nichts mit deinem Job zu tun hat?

Thomas Schmidt: Oldtimer waren eigentlich immer eine Leidenschaft, von alten Autos, die ich damals schon gefahren habe. Klar, finanziell Käfer, Bully. Und irgendwann war das, vor, ich weiß nicht, 13, 14 Jahren, habe ich dann einen Ford Transit gekauft aus Versehen, und damit fing‘s dann leider, fing es damit an, nicht leider, fing es damit an. Und nach und nach sind mir einige Autos zugelaufen.

Klaus Weßendorf: Zugefahren, würde ich sagen.

Thomas Schmidt: Na ja, zugefahren.

Klaus Weßendorf: Oder konnten die nicht mehr fahren, also sie zu dir kamen?

Thomas Schmidt: Doch, die fuhren alle. Das Kurioseste war eigentlich ein Kellerfund in der Schweiz, wirklich im Keller habe ich ein Auto gefunden.

Klaus Weßendorf: Wie ist das dahingekommen?

Thomas Schmidt: Die haben den vor 12 Jahren abgestellt, ist so eine Kellergarage, tief, keiner wusste mehr, dass der Wagen da steht und die haben den nie wieder gefahren.

Klaus Weßendorf: Ist es für dich nicht komisch, dass du mit deinem Handy unterwegs bist, aber nichts an deinen Autos programmieren kannst?

Thomas Schmidt: Nö, überhaupt nicht. Das ist dann Oldschool, Entschleunigen.

Klaus Weßendorf: Entschleunigen.

Thomas Schmidt: Deswegen, solltest du auch mal probieren.

Klaus Weßendorf: Ja, ich versuch‘s auf jeden Fall, reden wir später mal darüber. Thomas, wenn wir hier in zwei Jahren wieder zusammensitzen, worüber sprechen wir dann?

Thomas Schmidt: Wenn wir in zwei Jahren, also was uns betrifft?

Klaus Weßendorf: Also wir sprechen jetzt nicht darüber, wer wieder deutscher Meister geworden ist, das Thema, (unv. #00:11:35.6#) sprechen wir geschäftlich.

Thomas Schmidt: Okay! Dann sprechen wir darüber, ob die HSG Nordhorn endlich international spielt. Nein. Also ich glaube, thematisch wird es in Sachen Dokumentenmanagement, Archivierung genauso sein, vielleicht sind wir dann bei 20 % der Unternehmen, die die Sachen einsetzen. Es wird ein Thema der Cloud-Lösung sein, dezentrale Aufbewahrung, aber Casus Knacksus wird immer damit sein, wie hole ich die Anwender ab? Also großartige neue Sprünge glaube ich noch nicht dran.

Klaus Weßendorf: Aber wenn, dann Dokumentenmanagement und E-Mail-Archivierung, Signatur wahrscheinlich auch noch nicht wirklich?

Thomas Schmidt: Nein, auch noch nicht wirklich, das kommt einfach zu langsam mit dabei. Da müssten auch IHK und weitere weit intensiver mit aufklären die ganzen Geschichten, dass die wichtig sind, dass sich keiner einen Zacken aus der Krone bricht damit. Dass wir da eine Vereinheitlichung hinkriegen von, wie arbeiten wir eigentlich in Zukunft.

Klaus Weßendorf: Ja, ich bin gespannt, was passiert. Thomas, Vielen Dank, dass du hier warst. Vielen Dank, dass du erste warst, …

Thomas Schmidt: Danke für die Einladung!

Klaus Weßendorf: … hier mit einem wunderbaren bunten Hemd auch gewesen bist. Und ja, schaut gerne wieder rein, hört gerne wieder rein. Es heißt „coffee2know – Let’s talk about E-Business“. Macht’s gut! Munter bleiben. Euer Wessi!